Hướng dẫn sửa dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp

Viết phần mềm

MỤC LỤC

I – GIỚI THIỆU

  1. Giới thiệu phần mềm quản lý kế toán doanh nghiệp

II – MÔ TẢ YÊU CẦU HỆ THỐNG

  1. Chức năng quản lý hàng hóa
  2. Chức năng quản lý khách hàng
  3. Chức năng quản lý hóa đơn nhập
  4. Chức năng quản lý hóa đơn xuất
  5. Chức năng quản lý, báo cáo và thống kê tồn kho

a. Báo cáo tồn kho tổng hợp

b. Báo cáo tồn kho chi tiết

III – PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

  1. Thiết kế CSDL

a. Thiết kế CSDL dạng bảng

  • Bảng khách hàng (Client)
  • Bảng hàng hóa (Product)
  • Bảng hóa đơn (Receipt)
  • Bảng chi tiết (Detail)

b. Mô hình dữ liệu quan hệ

V – CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM

  1. Nền tảng tương thích phần mềm
  2. Đánh giá

 

I – GIỚI THIỆU

  1. Giới thiệu phần mềm quản lý doanh nghiệp

Phần mềm quản lý kế toán doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp ghi lại và xử lý các nghiệp vụ kế toán một cách dễ dàng và nhanh chóng. Với một công ty liên tục phát triển sẽ làm cho một số bộ phận trong công ty không kịp thời xử lý các nghiệp vụ phát sinh và số liệu cũng không được liên kết kịp thời. Vì vậy giải pháp tối ưu nhất là các doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm kế toán để kịp thời ứng phó với tình hình trên.

Những lý do nên chọn phần mềm kế toán theo yêu cầu đặc thù từng Doanh Nghiệp. Để giúp doanh nghiệp quản lý tốt về kế toán và hoạt động kinh doanh một cách trơn tru nên việc ứng dụng phần mềm kế toán theo đặc thù của Doanh Nghiệp là rất cần thiết. Những đơn vị viết phần mềm kế toán theo yêu cầu có chuyên môn, kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực kế toán, sổ sách kế toán, và các báo cáo nội bộ.

Các tính năng của phần mềm quản lý kế toán kinh doanh:

  • Màn hình làm việc chính cho phép người dùng tùy chỉnh khai báo các chức năng thường sử dụng, hiển thị các thông tin chính về tình hình tài chính, sản xuất, kinh doanh của đơn vị, nhắc việc là lịch công tác riêng cho mỗi người dùng.
  • Quản lý số liệu của nhiều công ty, cho phép cập nhật và khai thác số liệu theo từng công ty, tổng hợp các công ty trên cùng một hệ thống. Quản lý nhiều cơ sở dữ liệu Cho phép cập nhật và khai thác dữ liệu từ xa qua mạng Internet. Đảm bảo an toàn, bảo mật, tốc độ cao.
  • Cho phép mở nhiều cửa số để nhập liệu và lên báo cáo dưới dạng các tab, dễ dàng sắp xếp và di chuyển giữa các màn hình chứng từ-báo cáo để đối chiếu số liệu.
  • Số liệu giữa các phân hệ được tự động chuyển thẳng vào sổ cái theo các tham số khai báo hoặc phải qua bước duyệt/kiểm soát của người dùng.
  • Đọc dữ liệu từ Excel vào hệ thống và kết xuất dữ liệu ra Excel.
  • Chức năng lưu vết: lưu vết mọi dữ liệu (bản ghi) với các thông tin trước khi xoá, sửa và người đã thực hiện các thao tác đó.
  • Quản lý quy trình cập nhật và xử lý chứng từ: tuỳ theo quy trình nghiệp vụ của phân hệ và chứng từ mà mỗi chứng từ sẽ được quy định quy trình xử lý phù hợp qua các bước: lập chứng từ, thực hiện, duyệt, treo, chuyển sổ.
  • Quản lý số ngân sách kế hoạch của các đối tượng: tài khoản, bộ phận, mã phí, sản phẩm công trình.
  • Cho phép cố định hàng, cột, tự tạo các điều kiện lọc và sắp xếp trên kết quả báo cáo.
  • Hỗ trợ nhiều phương pháp phân bổ chi phí khi tính giá thành sản phẩm.

II – MÔ TẢ YÊU CẦU HỆ THỐNG

  1. Chức năng quản lý hàng hóa:

Mô tả chung: cho phép người dùng có thể thêm (Add), lưu (Save), xóa (Delete), chỉnh sửa (Edit) thông tin sản phẩm, hàng hóa.

     a. Thêm hàng hóa:

Từ giao diện Menu – > chọn Product.

Phần mềm hiện thị giao diện quản lý hàng hóa.

click chọn nút Add (thêm).

Phần mềm yêu cầu nhập thông tin hàng hóa cần thêm.

Người dùng nhập thông tin cần thêm.

click chọn nút Save (lưu).

Kết quả: Hàng hóa vừa nhập đã được thêm vào phần mềm.

     

     b. Xóa hàng hóa:

Từ giao diện Menu – > chọn Product.

Phần mềm hiện thị giao diện quản lý hàng hóa.

Người dùng chọn sản phẩm cần xóa.

click chọn Delete (xóa)

Phần mềm yêu cầu xác nhận có thực sự muốn xóa không.

Kết quả:  Hàng hóa vừa chọn được xóa khỏi phần mềm.

      c. Chỉnh sửa cập nhật thông tin hàng hóa:

Từ giao diện Menu – > chọn Product.

Phần mềm hiện thị giao diện quản lý hàng hóa.

Người dùng chọn hàng hóa cần chỉnh sửa cập nhật.

Click chọn nút Edit (sửa).

Người dùng chỉnh sửa thông tin hàng hóa muốn thay đổi.

Click chọn nút Save (lưu).

Kết quả: Sản phẩm vừa chỉnh sửa đã được cập nhật trong phần mềm.

  1. Chức năng quản lý khách hàng:

Mô tả chung: cho phép người dùng có thể thêm (Add), lưu (Save), xóa (Delete), chỉnh sửa (Edit) thông tin khách hàng.

     a. Thêm khách hàng:

Từ giao diện Menu – > chọn Client.

Phần mềm hiện thị giao diện quản lý khách hàng.

click chọn nút Add (thêm).

Phần mềm yêu cầu nhập thông tin khách hàng cần thêm.

Người dùng nhập thông tin cần thêm.

click chọn nút Save (lưu).

Kết quả: Khách hàng vừa nhập đã được thêm vào phần mềm.

     

     b. Xóa khách hàng:

Từ giao diện Menu – > chọn Client.

Phần mềm hiện thị giao diện quản lý khách hàng.

Người dùng chọn khách hàng cần xóa.

click chọn Delete (xóa)

Phần mềm yêu cầu xác nhận có thực sự muốn xóa không.

Kết quả:  khách hàng vừa chọn được xóa khỏi phần mềm.

     c. Chỉnh sửa cập nhật thông tin khách hàng:

Từ giao diện Menu – > chọn Client.

Phần mềm hiện thị giao diện quản lý khách hàng.

Người dùng chọn khách hàng cần chỉnh sửa cập nhật.

Click chọn nút Edit (sửa).

Người dùng chỉnh sửa thông tin khách hàng muốn thay đổi.

Click chọn nút Save (lưu).

Kết quả: khách hàng vừa chỉnh sửa đã được cập nhật trong phần mềm.

  1. Chức năng quản lý hóa đơn nhập:

Mô tả chung: cho phép người dùng có thể thêm (Add), lưu (Save), xóa (Delete), chỉnh sửa (Edit) thông tin hóa đơn nhập, ngoài ra trong giao diện này người dụng có thể thêm hàng hóa (Add Product) và xóa hàng hóa (Delete Product)

     a.Thêm hóa đơn nhập:

Từ giao diện Menu – > chọn Receipt Bill.

Phần mềm hiện thị giao diện quản lý hóa đơn nhập.

click chọn nút Add (thêm).

Phần mềm yêu cầu nhập thông tin hóa đơn nhập cần thêm.

Người dùng nhập thông tin cần thêm.

click chọn nút Save (lưu).

Kết quả: hóa đơn nhập vừa nhập đã được thêm vào phần mềm.

     

     b. Xóa hóa đơn nhập:

Từ giao diện Menu – > chọn Receipt Bill.

Phần mềm hiện thị giao diện quản lý hóa đơn nhập.

Người dùng chọn hóa đơn nhập cần xóa.

click chọn Delete (xóa)

Phần mềm yêu cầu xác nhận có thực sự muốn xóa không.

Kết quả:  hóa đơn nhập vừa chọn được xóa khỏi phần mềm.

     c. Chỉnh sửa cập nhật thông tin hóa đơn nhập:

Từ giao diện Menu – > chọn Receipt Bill.

Phần mềm hiện thị giao diện quản lý hóa đơn nhập.

Người dùng chọn hóa đơn nhập cần chỉnh sửa cập nhật.

Click chọn nút Edit (sửa).

Người dùng chỉnh sửa thông tin hóa đơn nhập muốn thay đổi.

Click chọn nút Save (lưu).

Kết quả: hóa đơn nhập vừa chỉnh sửa đã được cập nhật trong phần mềm.

     

     d. Thêm hàng hóa:

Từ giao diện Menu – > chọn Receipt Bill.

Phần mềm hiện thị giao diện quản lý hóa đơn nhập.

click chọn nút Add Product (thêm hàng hóa).

Phần mềm hiện thị giao diện quản lý hàng hóa.

click chọn Add(thêm)

Phần mềm yêu cầu nhập thông tin hàng hóa cần thêm.

Người dùng nhập thông tin cần thêm.

click chọn nút Save (lưu).

Kết quả: Hàng hóa vừa nhập đã được thêm vào phần mềm.

     e. Xóa hàng hóa:

Từ giao diện Menu – > chọn Receipt Bill.

Phần mềm hiện thị giao diện quản lý hóa đơn nhập.

click chọn nút Delete Product (xóa hàng hóa).

Phần mềm hiện thị giao diện quản lý hàng hóa.

Người dùng chọn sản phẩm cần xóa.

click chọn Delete (xóa)

Phần mềm yêu cầu xác nhận có thực sự muốn xóa không.

 

Kết quả:  Hàng hóa vừa chọn được xóa khỏi phần mềm.

  1. Chức năng quản lý hóa đơn xuất:

Mô tả chung: cho phép người dùng có thể thêm (Add), lưu (Save), xóa (Delete), chỉnh sửa (Edit) thông tin hóa đơn xuất, ngoài ra trong giao diện này người dụng có thể thêm hàng hóa (Add Product) và xóa hàng hóa (Delete Product)

     a. Thêm hóa đơn nhập:

Từ giao diện Menu – > chọn Delivery Bill.

Phần mềm hiện thị giao diện quản lý hóa đơn xuất.

click chọn nút Add (thêm).

Phần mềm yêu cầu nhập thông tin hóa đơn xuất cần thêm.

Người dùng nhập thông tin cần thêm.

click chọn nút Save (lưu).

Kết quả: hóa đơn xuất vừa nhập đã được thêm vào phần mềm.

     b. Xóa hóa đơn nhập:

Từ giao diện Menu – > chọn Delivery Bill.

Phần mềm hiện thị giao diện quản lý hóa đơn xuất.

Người dùng chọn hóa đơn xuất cần xóa.

click chọn nút Delete (xóa)

Phần mềm yêu cầu xác nhận có thực sự muốn xóa không.

 

Kết quả:  hóa đơn xuất vừa chọn được xóa khỏi phần mềm.

     c. Chỉnh sửa cập nhật thông tin hóa đơn nhập:

Từ giao diện Menu – > chọn Delivery Bill.

Phần mềm hiện thị giao diện quản lý hóa đơn xuất.

Người dùng chọn hóa đơn xuất cần chỉnh sửa cập nhật.

 

Click chọn nút Edit (sửa).

Người dùng chỉnh sửa thông tin hóa đơn xuất muốn thay đổi.

Click chọn nút Save (lưu).

Kết quả: hóa đơn xuất vừa chỉnh sửa đã được cập nhật trong phần mềm.

     d. Thêm hàng hóa:

Từ giao diện Menu – > chọn Delivery Bill.

Phần mềm hiện thị giao diện quản lý hóa đơn xuất.

Click chọn nút Add Product (thêm hàng hóa)

Phần mềm hiện thị giao diện quản lý hàng hóa.

click chọn nút Add (thêm).

Phần mềm yêu cầu nhập thông tin hàng hóa cần thêm.

Người dùng nhập thông tin cần thêm.

click chọn nút Save (lưu).

Kết quả: Hàng hóa vừa nhập đã được thêm vào phần mềm.

     e. Xóa hàng hóa:

Từ giao diện Menu – > chọn Delivery Bill.

Phần mềm hiện thị giao diện quản lý hóa đơn xuất.

Click chọn nút Delete Product (thêm hàng hóa)

Phần mềm hiện thị giao diện quản lý hàng hóa.

Người dùng chọn sản phẩm cần xóa.

 

 

 

click chọn Delete (xóa)

Phần mềm yêu cầu xác nhận có thực sự muốn xóa không.

 

Kết quả:  Hàng hóa vừa chọn được xóa khỏi phần mềm.

  1. Chức năng quản lý, báo cáo và thống kê tồn kho:

Mô tả chung: cho phép người dùng xem được tình trạng hàng hóa trong kho và nhập xuất hàng hóa qua các ngày tháng tháng trong kho.

     a. Báo cáo tồn kho tổng hợp

  • Báo cáo Report

Từ giao diện Menu – > chọn Report General.

Phần mềm hiện thị giao diện báo cáo tồn kho tổng hợp.

Người dùng chọn từ ngày (Date from) đến ngày (Date to) mà người dúng muốn hiển thị thông tin hàng hóa tồn trong khoảng thời gian đó. Hệ thống sẽ tự kiểm tra tất cả hàng hóa có trong khoản thời gian vừa chọn ở trên nếu có hàng hóa nào thì sẽ hiển thị hàng hóa có trong khoản thời gian vừa chọn sẽ hiển thị ra cho người dùng xem.

Click chọn nút Report (báo cáo)

Phần mềm sẽ chuyển những hàng hóa mà người dùng muốn báo cáo ra dạng Report.

  • Báo cáo Excel

Từ giao diện Menu – > chọn Report General.

Phần mềm hiện thị giao diện báo cáo tồn kho tổng hợp.

Người dùng chọn từ ngày (Date from) đến ngày (Date to) mà người dúng muốn hiển thị thông tin hàng hóa tồn trong khoảng thời gian đó. Hệ thống sẽ tự kiểm tra tất cả hàng hóa có trong khoản thời gian vừa chọn ở trên nếu có hàng hóa nào thì sẽ hiển thị hàng hóa có trong khoản thời gian vừa chọn sẽ hiển thị ra cho người dùng xem.

Click chọn nút Report Excel (Báo cáo Excel)

Phần mềm sẽ chuyển những hàng hóa mà người dùng muốn báo cáo ra dạng Excel.

     b. Báo cáo tồn kho chi tiết

  • Báo cáo Report

Từ giao diện Menu – > chọn Report Detail.

 

Phần mềm hiện thị giao diện báo cáo tồn kho chi tiết.

 

Người dùng chọn từ ngày (Date from) đến ngày (Date to) và hàng hóa (Product) mà người dúng muốn hiển thị thông tin hàng hóa tồn trong khoảng thời gian đó. Hệ thống sẽ tự kiểm tra hàng hóa có trong khoản thời gian vừa chọn ở trên sẽ hiển thị hàng hóa có trong khoản thời gian vừa chọn sẽ hiển thị ra cho người dùng xem.

Click chọn nút Report (báo cáo)

Phần mềm sẽ chuyển những hàng hóa mà người dùng muốn báo cáo ra dạng Report.

  • Báo cáo Excel

Từ giao diện Menu – > chọn Report Detail.

Phần mềm hiện thị giao diện báo cáo tồn kho chi tiết.

Người dùng chọn từ ngày (Date from) đến ngày (Date to) và hàng hóa (Product) mà người dúng muốn hiển thị thông tin hàng hóa tồn trong khoảng thời gian đó. Hệ thống sẽ tự kiểm tra tất cả hàng hóa có trong khoản thời gian vừa chọn ở trên sẽ hiển thị hàng hóa có trong khoản thời gian vừa chọn sẽ hiển thị ra cho người dùng xem.

Click chọn nút Report Excel (Báo cáo Excel)

Phần mềm sẽ chuyển những hàng hóa mà người dùng muốn báo cáo ra dạng Excel.

III – PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

  1. Thiết kế CSDL
  • Bảng Client (Khách hàng):

  • Bảng Product (Hàng hóa):

  • Bảng Receipt (Hóa đơn):

  • Bảng Detail (Chi tiết):

2. Thiết kế CSDL dạng bảng

  • Bảng Client (Khách hàng):

 

  • Bảng Product (Hàng hóa):

  • Bảng Receipt (Hóa đơn):

  • Bảng Detail (Chi tiết):

3. Mô hình CSDL dạng quan hệ

V – CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM

  1. Nền tảng tương thích với phần mềm

Hệ điều hành: Windows XP, Vista, 7, 8, 10.

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2012, Microsoft Visua Studio 2015.

Máy tính cài MS Office bản thấp nhất là Office 2010.

  1. Đánh giá